Du er her: KLS-system
| KLS-system for: | Johnny |
|---|---|
| Rev. nr.: | 99 |
| Rev. dato: | 20. marts 2025 |
| KLS-systemet er godkendt af direktør & fagligt ansvarlig den: | 20. marts 2025 |
| Indehaver/direktør: | |
| Indholdsfortegnelse | Etablering af KLS-systemet Formål 1. Virksomhedsdata og forretningsområde 2. Organisation, ansvar og beføjelser 3. Virksomhedens kvalitetspolitik 4. Bemanding og instruktion af medarbejderne 4.1 Bemanding af opgaver 4.2 Instruktion af medarbejderne 4.3 Medarbejderne er ansvarlige for: 5. Styring af KLS-systemets dokumenter 6. Kvalifikationer og kompetencer 7. Myndighedsbestemmelser 8. Prøve- og måleudstyr 9. KLS dokumentation / registreringer 10. Reklamationer og afvigelser 11. Tilsyn med det udførte arbejde 12. Ledelsens evaluering 13. Indlejet personale 14. Brug af kabel- eller rørmontør 15. Godkendelse af leverandører og underentreprenører 16. Intern efterprøvning |
| Etablering af KLS-systemet | Virksomhedens kvalitetsledelsessystem (KLS-system) er udarbejdet og implementeret i virksomheden, med udgangspunkt i: • lovbekendtgørelse nummer 30 ”Lov om autorisation af virksomheder på el-, vvs- og kloak-installationsområdet”. • Bekendtgørelse 725 af 12. juni 2024 om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet • Bekendtgørelse nr. 722 af 12. juni 2024 - autorisation og drift af virksomhed på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet. • Bekendtgørelse 564 af 29. maj 2024 om godkendelsesordning for virksomheder der monterer små vedvarende energianlæg. Derudover er formålet, at alle relevante krav til sikkerhed, sundhed og miljø overholdes i forbindelse med udførelse af arbejde i henhold til ovenstående lovgivning. Virksomheden skal medvirke til at sætte fokus på kvaliteten i arbejdets udførelse og skal samtidig sikre, at virksomhedens medarbejdere og samarbejdspartnere kan medvirke til at opfylde virksomhedens mål. |
| Virksomhedens kvalitetsledelsesdokumentation omhandler følgende parter: | • virksomhedens Indehaver/direktør. • virksomheden fagligt ansvarlige. • virksomhedens udførende montører. |
| KLS-systemet består af følgende elementer: | • denne KLS-håndbog. • diverse kvalitetsdokumentation. |
| Formål | Formålet med virksomhedens KLS-system er, at dokumentere at man anvender et godkendt KLS-system, der til enhver tid dækker det eller de forretningsområder, som virksomheden udfører autorisationskrævende arbejde indenfor. |
| 1. Virksomhedsdata og forretningsområde | Virksomhedens stamdata og forretningsområde er angivet i Bilag 1.1 Virksomhedsdata og forretningsområde. |
| 2. Organisation, ansvar og beføjelser | Virksomhedens organisation, ansvar og kompetenceforhold fremgår af bilag 2.1 Organisation, ansvar og beføjelser. |
| Virksomhedens Indehaver/direktør er ansvarlig for: | • at sikre KLS-systemets opbygning og vedligeholdelse. • at KLS-systemet godkendes af en af Sikkerhedsstyrelsen godkendt kontrolinstans, og løbende efterprøves med intervaller, der ikke overstiger 2 år. • at man til enhver tid råder over de nødvendige fagligt ansvarlige og medarbejdere med de krævede kompetencer i forhold til virksomhedens forretningsgrundlag. • at Den fagligt ansvarlige har en placering i organisationen, der giver Den fagligt ansvarlige ledelsesmæssige beføjelser for de medarbejdere, der udfører arbejdet. • mindst én gang årligt, at gennemføre intern evaluering af KLS-systemets effektivitet og efterlevelse i praksis og afrapportere resultatet heraf. • at sikre at den VE-uddannedes kompetencer inddrages i virksomhedens opgaveløsning, så opgaverne kan løses med den bedst mulige energieffektivitet i de små VE-anlæg. |
| Virksomhedens fagligt ansvarlige er ansvarlig(e) for: | • at alle arbejder udføres i overensstemmelse med gældende lov. • at indkøbte materialer og tjenesteydelser er korrekte i forhold til anvendelsen. • at sikre energieffektiviteten og kvaliteten på alle udførte arbejder, herunder VE-anlæg. • at virksomhedens rådgivning og markedsføring sikre at kundens behov og ønsker er afdækkede og er i overensstemmelse med gældende lovgivning. • at sikre sig i samarbejde med kunden, at projekteringsgrundlaget til enhver tid er entydigt, tiltrækkeligt og udtømmende. • At der i virksomheden opbevares dokumentation for alle, udførte installationer, der redegør for følgende forhold: 1) vejledning og rådgivning af kunden om energieffektivitet og mulige energibesparelser, 2) projekt- og dimensioneringsdokumentation for det udførte anlægs energieffektivitet. 3) dokumentation for afprøvning i forbindelse med idriftsættelse og slutafprøvning. 4) dokumentation for tilmelding til relevante myndigheder. • at ansvar og beføjelser kun placeres hos medarbejdere, som er kvalificeret til dette, gennem en vurdering af medarbejdernes kvalifikationer i forhold til tildelte ansvar/beføjelser. • den daglige bemanding af opgaver, instruktion af medarbejdere, tilsyn med det udførte arbejde og kontrol med den udførte dokumentation. • at bemyndige medarbejdere i organisationen til at udføre opgaver i forbindelse med udførelsen af virksomhedens arbejdsopgaver. Bemyndigelser fremgår af bilag 2.1 Organisation, ansvar og beføjelser. • at udføre slutevaluering på asbestområdet • at arbejdet udføres i overensstemmelse med regler, hvis formål er at beskytte mod udsættelse for asbeststøv. • at krævede anmeldelser er udfærdiget og sendt til Arbejdstilsynet |
| Virksomhedens udførende montør(er) er ansvarlig(e) for: | • at alle arbejder udføres i overensstemmelse med den eller de beskrevne procedurer og instruktioner i KLS-systemet. • arbejds- og/eller servicerapporter til slutkontrollen er udfyldt med alle relevante punkter for dokumentation, af korrekt udført arbejde. • at funktionsafprøvning, kontrol og indregulering udføres i henhold til fabrikantens installationsanvisning. • at rapportere reklamationer og afvigelser til virksomhedens fagligt ansvarlige. |
| 3. Virksomhedens kvalitetspolitik | Det er virksomhedens kvalitetspolitik, på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde, og efter de til enhver tid gældende myndighedsregler, samt til kundens fulde tilfredshed, at udføre installations og servicearbejder på de forretningsområder der er beskrevet i Bilag 1.1 Virksomhedsdata og forretningsområde. Virksomheden vil opnå levering af kvalitetsydelser ved: • at fastholde og udbygge en tæt kontakt til kunderne. • at lade alle væsentlige aktiviteter være omfattet af dette kvalitetskoncept. • at motivere alle medarbejdere til at forstå og acceptere deres medansvar for den totale kvalitet, i henhold til love og regulativer, der udstedes af myndighederne. Kvalitetspolitikken opnås ved anvendelse og ajourføring af et godkendt KLS-system, karakteriseret ved løbende intern dialog og opfølgning på alle registreringer om evt. fejl ved arbejdet. Det er virksomhedens kvalitetsmål: • Kundekrav, aftaler, lov- og myndighedskrav overholdes hver gang • FA sikrer opdateret viden ift. gældende regler for udførelse af arbejdet ved løbende deltagelse i relevant efteruddannelse • at der ikke konstateres fejl i dokumentationen for udførte varmepumpeinstallationer i mere end i gennemsnit 5 installationer pr. montør pr. år. • at der maksimalt accepteres 5 reklamationer i gennemsnit pr. montør pr. år der vurderes som berettigede. • og maksimalt 1 reklamation pr. år fra gasleverandører og kunder, der karakteriseres som sikkerhedsmæssigt betydelig fejl. |
| 4.1 Bemanding af opgaver | • opgaver skal bemandes med medarbejdere, der er uddannede og trænede i forhold til opgavens kompleksitet. • i forbindelse med tildelingen af en opgave til en medarbejder, vurderes behovet for instruktion og tilsyn. • vurderingen tager udgangspunkt i viden om medarbejderens kompetencer og erfaringer med gennemførelse af lignende opgaver. • det skal sikres at arbejdet udføres i overensstemmelse med regler, hvis sigte specifikt er at beskytte mod udsættelse for asbeststøv. • ved nye medarbejdere foretages der grundigere instruktion og der udføres hyppigere tilsyn med det udførte arbejde, indtil medarbejderens kompetencer og erfaringer er afklarede. |
| 4.2 Instruktion af medarbejderne | • arbejdsinstruktion og instruktion om materialevalg i forbindelse med udførelse af virksomhedens opgaver. • instruktion af den enkelte medarbejder foretages på basis af viden om medarbejderens kompetencer og erfaringer fra lignende gennemførte opgaver. • instruktion foretages ved opgavens påbegyndelse og kan udføres mundtligt. Eventuel yderligere instruktion foretages i løbet af opgaven. • instruktionen kan suppleres med skriftlige instruktioner på områder, hvor den fagligt ansvarlige finder det nødvendigt, for korrekt udførelse. |
| 4.3 Medarbejderne er ansvarlige for: | • at indhente yderligere instruktion, hvis de er i tvivl eller opgaven er for kompleks i forhold til det forudsatte. • at følge den skriftlige instruktion for varmepumper der er beskrevet i bilag 2.1 Organisation, ansvar og beføjelser. |
| 5. Styring af KLS-systemets dokumenter | Virksomheden skal vedligeholde KLS-systemet og sørge for, at gældende dokumentation er godkendt og tilgængeligt for alle medarbejdere. Ved ændringer i KLS-systemet udarbejdes et udkast til ændringen eller nyt dokument der godkendes af Indehaver/direktør. Når dokumentet er godkendt, sørger virksomheden for distribution og formidling til virksomhedens medarbejdere. KLS-systemet og tilhørende bilag forsynes med et revisionsnummer og gyldighedsdato. Ved nye eller ændrede dokumenter påføres nyt revisionsnummer og/eller ny gyldighedsdato. Gældende udgave af KLS-systemet opbevares, så den er tilgængelig for alle virksomhedens medarbejdere. |
| 6. Kvalifikationer og kompetencer | Medarbejderne skal have de fornødne kvalifikationer og kompetencer til at udføre arbejdet. Dette sikres ved, at medarbejderne gennemfører nødvendig træning og oplæring i virksomheden, samt derudover deltager i relevant og lovpligtig efteruddannelse. Vurdering af behovet for træning og efteruddannelse skal ske i forhold til de opgavetyper, den enkle medarbejder udfører. Kvalifikationer og kompetencer er registreret på Bilag 6.1 Kvalifikationer og kompetencer. |
| 7. Myndighedsbestemmelser | Den fagligt ansvarlige sikre at alt arbejde udføres i henhold til det enhver tid gældende lovgivnings- og vejlednings materiale, og sikre at virksomheden har det for virksomheden nødvendige lovgivnings- og vejlednings materiale. Der følges løbende op på om der er kommet ny lovgivning dog min. en gang om året på den interne efterprøvning. Der henvises i øvrigt til: https://tekniqkvalitet.dk/kls-haandbog/ |
| 8. Prøve- og måleudstyr | Der skal fastlægges, tilvejebringes og opretholdes det nødvendige prøve- og måleudstyr for arbejdets udførelse. Virksomheden skal sikre, at anvendt prøve- og måleudstyr måler korrekt og inden for tilladte tolerancer. Prøve- og måleudstyr skal kalibreres efter fabrikantens anvisninger. Prøve- og måleudstyr skal registreres på formular ”Prøve- og måleudstyr” således at det kan dokumenteres, at det bliver kalibreret på korrekt måde og efter fabrikantens anvisninger. Dokumentation for kalibrering af virksomhedens prøve- og måleudstyr, opbevares i KLS-systemet. Prøve og måleudstyr er registreret på Bilag 8.1 Prøve og måleudstyr. |
| 9. KLS dokumentation / registreringer | Ved arbejdets afslutning skal installations- eller servicerapport være udfyldt med alle relevante punkter for dokumentation, i forhold til den enkelte opgave. Installerede materialer skal være godkendt, egnede og lovlige. Eventuel dokumentation herfor indhentes og opbevares i KLS-systemet. Ved arbejdets afslutning sørger virksomheden for, at arbejdet afleveres til bygherren, herunder at drifts- og vedligeholdelsesplan, ajourførte tegninger og kvalitetsdokumentation udleveres i relevant og aftalt omfang. Arbejdet færdigmeldes til myndigheder og forsyningsselskaber i krævet omfang. Dokumentation for slutkontrol på alle udførte installations- eller servicearbejder dokumenteres på de i Bilag 9 viste Installations- og/eller servicerapporter. |
| 10. Reklamationer og afvigelser | Reklamationer og afvigelser kan eksempelvis være følgende situationer: • modtagelse af reklamationer fra virksomhedens kunder. • fejl i forbindelse med udførelse af autorisationskrævende arbejde. • manglende tilsyn med det udførte arbejde, ledelsens evaluering af KLS-systemet. • fejl i udarbejdelsen af arbejdsrapporter / elinstallationsrapporter. Alle medarbejdere som observerer en reklamation/afvigelse har ansvaret for, at rapportere reklamationen/afvigelsen til virksomhedens fagligt ansvarlige. Reklamationer og afvigelser behandles af virksomhedens fagligt ansvarlige som sikrer, at der iværksættes de fornødne forebyggende og korrigerende handlinger for at undgå fejl gentages. Reklamationer og afvigelser skal dokumenteres på reklamations- og afvigelsesrapport med angivelse af beskrivelse, årsag og korrigerende handling. Afvigelser og reklamationer registreres på Bilag 10.1 Reklamations og afvigelsesrapport. |
| 11. Tilsyn med det udførte arbejde | Tilsyn med det udførte arbejde omfatter: • kontrol med dokumentation af det udførte arbejde. • inspektion på installationsstedet af det udførte arbejde. • internt møde med den eller de øvrige udførende montører. Virksomheden skal i forbindelse med arbejdets afslutning, sikre at slutkontrollen er udfyldt med alle relevante punkter for dokumentation i forhold til arbejdsopgaven. Således skal også adresse, sagsnummer, udførelsesdato samt navne på medarbejdere der har udført opgaven altid påføres på bilaget. Den fagligt ansvarlige fører løbende kontrol med de udførende montørers dokumentation af udført arbejde, og påfører initialer på de kontrollerede rapporter og gennemfører hvert år inspektion af 1-2 udførte arbejder pr. montør ved inspektion på installationsstedet. Tilsynet dokumenteres på Bilag 11.1 Tilsynsrapport. |
| 12. Ledelsens evaluering | Formålet med denne procedure er at opstille retningslinjer for ledelsens evaluering af hele KLS-systemet effektivitet og efterlevelse. Virksomhedens indehaver/direktør gennemfører minimum en gang årligt en evaluering af KLS-systemets effektivitet og efterlevelse i praksis. Ledelsesevaluering udføres for alle forretningsområder, som KLS-systemet omhandler. Ledelsens evaluering omfatter som udgangspunkt følgende punkter: • status for handlinger fra tidligere ledelsesevalueringer. • ændringer i interne og eksterne forhold som har indflydelse på KLS-systemet. • status på afvigelser og eventuelle forbedringsaktiviteter. • ekstern efterprøvning af virksomhedens KLS-system indenfor 24 mdr. • andre for virksomheden relevante områder. Ledelsens evaluering dokumenteres ved udarbejdelse af ledelsesevalueringsrapporten. Virksomhedens direktør/ledelse følger løbende op på gennemførte ledelses evalueringer og eventuelle iværksatte forbedringsaktiviteter afledt heraf. Ledelsens evaluering dokumenteres på Bilag 12.1 Ledelsens evaluering. |
| 13. Indlejet personale | Ved indlejning af personale fra anden virksomhed, bærer virksomheden ansvaret for det arbejde, som den indlejede person udfører. Der skal foreligge underskreven lejeaftale mellem virksomheden og den der udlejer personalet. Aftaler om indlejet personale dokumenteres på Bilag 13.1 Lejeaftale - indlejet personale. |
| 14. Brug af kabel- eller rørmontør | Hvis dele af el eller vvs-arbejdet udføres af kabel- eller rørmontør fra anden virksomhed, skal virksomhedens fagligt ansvarlige sikre, at der foreligger dokumentation for hvem, der har udført arbejdet, at den pågældende har et kursus der er godkendt af Sikkerhedsstyrelsen, og at kabel- eller rørmontøren har underskrevet en erklæring på, at arbejdet er udført efter gældende regler. Aftaler om brug kabel- eller rørmontør dokumenteres på Bilag 14.1 Erklæring kabel- eller rørmontør. |
| 15. Godkendelse af leverandører og underentreprenører | Virksomheden kan tage ansvar for arbejde vedrørende VE-anlæg, der er udført af en underentreprenør, hvis underentreprenørens medarbejdere, har de nødvendige kompetencer og indgår i virksomhedens KLS-system på linje med virksomhedens egne medarbejdere, samarbejdsaftaler med underentreprenører opbevares i virksomhedens arkiv. Den fagligt ansvarlige skal sikre at man i virksomheden kun anvender godkendte leverandører og underentreprenører, leverandører godkendes ud fra leveringssikkerhed, pris, service, garanti og materiale- og produktansvar. Godkendte leverandører og underentreprenører evalueres løbende, dog minimum en gang årligt på den Interne efterprøvning. |
| 16. Intern efterprøvning | Virksomheden gennemfører årligt en intern efterprøvning af KLS-systemet, hvor det sikres at KLS-systemet efterleves i praksis. Den interne efterprøvning, omfatter som udgangspunkt minimum følgende forhold: • er der kommet ny lovgivning. • er prøve- og måleudstyret kalibreret/kontrolleret. • medarbejderkvalifikationer (er der behov for kurser mm.). • er der udført tilstrækkeligt tilsyn. • er processer og dokumentation udført i henhold til KLS-systemet. • godkendte leverandører og underentreprenører. • dokument- og revisionsstyring. Intern efterprøvning dokumenteres på Bilag 16.1 Intern efterprøvning. |
| Bruger ID | Johnny |